Déménager ses bureaux : que prévoir côté informatique ?

Un déménagement se prépare en général avec soin pour les meubles et les cartons. La partie informatique est souvent abordée trop tard, alors qu'elle contient le seul élément réellement incompressible : le raccordement de la nouvelle ligne Internet. Voici la chronologie à respecter.

Ce qu'il faut traiter en premier

Dès que le nouveau local est connu, avant même la signature si possible, vérifiez deux choses.

1. La disponibilité d'un accès Internet à cette adresse, et les technologies disponibles. Un raccordement peut demander des travaux, et ce délai ne se rattrape pas.
2. L'état du câblage existant : nombre et emplacement des prises réseau, présence d'un local technique, arrivée de l'opérateur dans l'immeuble.

Ces deux points conditionnent tout le reste. Un local parfait dont la ligne n'arrivera que des mois après l'emménagement pose un problème que ni le matériel ni l'organisation ne résoudront.

Comment préparer le nouveau site ?

• Prévoyez l'emplacement de la baie réseau : un local ventilé, fermant à clé, avec une alimentation électrique dédiée et protégée.
• Faites un plan des postes avant les travaux : chaque emplacement de travail a besoin de prises réseau et électriques en nombre suffisant.
• Anticipez le câblage plutôt que de compter sur le Wi-Fi pour tout. Ajouter des prises après l'emménagement coûte plus cher et se voit davantage.
• Repérez les zones de couverture Wi-Fi en tenant compte des murs et des cloisons, et prévoyez l'emplacement des bornes.
• Vérifiez l'électricité : une baie réseau et des postes nombreux réclament une installation adaptée.
• Pensez aux équipements annexes : imprimantes, contrôle d'accès, vidéosurveillance, affichage, qui dépendent souvent du réseau.

Que faire des lignes et des numéros ?

La période de recouvrement, pendant laquelle les deux sites disposent d'un accès, est la meilleure protection contre les aléas. Elle représente un coût sur quelques semaines, à comparer avec celui d'une activité interrompue.

Comment organiser le transport du matériel ?

1. Sauvegardez tout avant le démontage, et vérifiez que ces sauvegardes sont exploitables. Un déménagement est précisément le moment où du matériel tombe en panne. Voyez la règle de sauvegarde 3-2-1.
2. Photographiez les branchements de la baie et des équipements avant de débrancher.
3. Étiquetez chaque élément et chaque câble, en indiquant sa destination dans les nouveaux locaux.
4. Transportez séparément les éléments sensibles : serveurs, disques de sauvegarde, équipements réseau. Ils voyagent mieux accompagnés que dans un camion de déménagement.
5. Mettez à jour l'inventaire pendant l'opération : c'est l'occasion idéale de le fiabiliser, comme le rappelle l'inventaire du parc informatique.
6. Prévoyez le matériel obsolète : ce qui ne doit pas déménager doit être effacé puis repris ou recyclé, jamais laissé sur place.

Comment réussir la remise en service ?

L'objectif est simple : que la première personne arrivée le lundi matin puisse travailler. Cela suppose que tout ait été testé avant, et non découvert ce matin-là.

• Remontez et testez la baie, le routeur et les commutateurs en premier.
• Vérifiez chaque prise réseau utilisée, une par une.
• Testez l'accès Internet, la messagerie et les dossiers partagés depuis plusieurs postes.
• Appelez le numéro principal depuis l'extérieur pour vérifier la téléphonie.
• Contrôlez les imprimantes et la couverture Wi-Fi dans chaque zone.
• Prévoyez une présence renforcée le premier jour : les petits problèmes se règlent sur place en quelques minutes.

Et l'ancien site ?

Avant de rendre les clés, vérifiez qu'aucun équipement n'est resté dans un faux plafond ou un local technique, récupérez les éventuels supports de sauvegarde, et assurez-vous qu'aucun document n'a été oublié. Résiliez ensuite les contrats liés à l'ancienne adresse, une fois seulement que le nouveau site fonctionne réellement.

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