Comment gérer les téléphones et tablettes des équipes ?

Les téléphones et tablettes accèdent aux courriels, aux documents et aux applications métier, souvent sans figurer dans aucun inventaire. Ils sortent des locaux, se perdent et se revendent. Les encadrer est devenu aussi important que la gestion des ordinateurs.

Commencer par savoir qui accède à quoi

Avant toute mesure, dressez la liste des appareils qui se connectent à vos services : messagerie, espace de fichiers, applications métier. La plupart des services professionnels permettent de consulter les appareils associés à chaque compte. Cette liste réserve souvent des surprises : anciens téléphones, appareils de personnes parties, tablettes familiales. Elle complète l'inventaire de votre parc informatique.

Appareils fournis ou appareils personnels

Quel que soit le choix, il doit être écrit. Sur un appareil personnel, l'employeur ne peut pas agir sur les données privées : la séparation entre espace professionnel et espace personnel devient alors la mesure centrale.

Les mesures qui comptent vraiment

1. Un verrouillage obligatoire de l'écran, avec un code ou une reconnaissance biométrique.
2. Le chiffrement du stockage, activé par défaut sur les appareils récents, à vérifier tout de même.
3. Les mises à jour du système et des applications, appliquées sans attendre.
4. La double authentification sur les comptes professionnels, qui limite fortement l'effet d'un mot de passe volé.
5. Des installations maîtrisées : sur un appareil fourni, limiter les sources d'installation aux magasins officiels.
6. La possibilité de couper l'accès à distance, sans attendre de récupérer l'appareil.

Prévoir la perte et le vol

La question n'est pas de savoir si cela arrivera, mais quand. Écrivez une procédure courte et connue de tous : à qui signaler la perte, immédiatement et hors des heures de bureau ; qui coupe les accès ; qui déclenche l'effacement des données professionnelles ; que faire si l'appareil est retrouvé. Testez-la une fois : la plupart des procédures échouent parce que la personne qui détient les droits est injoignable.

Les départs et les changements

Un appareil restitué ou un compte laissé actif est une porte ouverte. Intégrez ces points à votre procédure de départ, décrite dans l'article quels accès fermer au départ d'un collaborateur : retrait des accès aux services, effacement de l'espace professionnel, restitution de l'appareil fourni, et vérification que l'appareil n'apparaît plus dans la liste des équipements autorisés.

Expliquer avant d'imposer

Les règles appliquées sans explication sont contournées. Dites ce qui est surveillé et ce qui ne l'est pas, ce que l'entreprise peut effacer et ce qu'elle ne peut pas, et pourquoi ces mesures existent. Sur un appareil personnel, l'accord de la personne et l'information sur les données traitées relèvent aussi de vos obligations en matière de données personnelles. NexSecure accompagne cet encadrement dans le cadre de son offre de gestion de parc informatique.