À quoi sert un annuaire interne ?

Un annuaire interne semble le contenu le plus banal d'un espace interne. C'est pourtant l'un des plus consultés, et l'un des premiers à être abandonné quand il n'est pas tenu à jour. La difficulté n'est pas de lister des noms : c'est de répondre à la vraie question, qui est rarement « quel est le numéro de cette personne » mais plutôt « qui s'occupe de ce sujet ».

Que contient une fiche d'annuaire ?

• L'identité : nom, prénom, et une photo si les personnes y consentent.
• La fonction, formulée en termes compréhensibles par quelqu'un d'un autre service.
• Le service et le rattachement hiérarchique.
• Les coordonnées professionnelles : adresse de messagerie, ligne directe, site de rattachement.
• Les sujets traités : quelques mots-clés qui décrivent ce dont la personne s'occupe réellement.
• Le remplaçant ou le contact de secours en cas d'absence.

Les informations personnelles, comme un numéro personnel ou une adresse privée, n'ont pas leur place dans un annuaire consultable par tous.

Chercher par sujet, pas seulement par nom

C'est ce qui sépare un annuaire utile d'une liste de contacts. Quelqu'un cherche rarement une personne dont il connaît déjà le nom ; il cherche qui contacter pour une commande bloquée, un accès informatique ou une question de facturation. Trois moyens y répondent :

1. Des mots-clés de compétence ou de sujet sur chaque fiche.
2. Une entrée par service, avec la liste de ce que ce service prend en charge.
3. Un renvoi vers la démarche plutôt que vers une personne, quand un formulaire existe déjà pour la demande.

Ce dernier point est important : pour beaucoup de demandes, la bonne réponse n'est pas un nom, mais un circuit. L'annuaire devient alors une porte d'entrée vers les services de l'intranet.

Tenir l'annuaire à jour sans y passer du temps

Un annuaire saisi à la main vieillit dès la première semaine. La solution consiste à l'alimenter depuis la source qui fait déjà autorité sur les personnes, généralement l'annuaire technique associé à la messagerie professionnelle. Les arrivées, les départs et les changements de service s'y répercutent automatiquement. C'est la même source qui sert à l'authentification unique, le mécanisme qui permet de se connecter à plusieurs outils avec un seul compte.

Quelques informations restent à la main des personnes elles-mêmes : sujets traités, photo, remplaçant. Laissez chacun modifier sa propre fiche, et signalez les fiches qui n'ont pas été revues depuis longtemps.

Organigramme et rattachements

Afficher la structure aide les nouveaux arrivants à comprendre l'organisation. Un organigramme dessiné à la main devient vite faux. Mieux vaut le générer à partir du rattachement hiérarchique enregistré sur chaque fiche : il reste alors cohérent avec l'annuaire. Prévoyez les cas réels : rattachements multiples, postes vacants, personnes rattachées à plusieurs sites.

Ce que disent les règles sur les données

Un annuaire interne traite des données personnelles de salariés. Les principes sont connus : ne publier que des informations professionnelles nécessaires, informer les personnes de ce qui figure sur leur fiche, recueillir leur accord pour la photo, réserver l'accès aux personnes de l'organisation, et retirer la fiche au départ. Un annuaire interne n'a pas non plus vocation à être accessible depuis l'extérieur sans authentification.

NexSecure intègre l'annuaire et l'organigramme aux espaces internes qu'elle développe, dans le cadre de son offre d'intranet sur mesure.