À quoi sert un intranet d'entreprise ?

Un intranet sert à donner à tous les collaborateurs un point d'entrée unique vers l'information et les démarches internes. Il remplace les dossiers partagés mal rangés, les courriels « qui a la dernière version ? » et les procédures connues de quelques personnes seulement. Voici ce qu'il contient, ce qui le distingue d'autres outils et ce qui fait qu'il est réellement utilisé.

Qu'est-ce qu'un intranet ?

Un intranet est un site web dont l'accès est limité aux membres de l'organisation. Il s'ouvre dans un navigateur, comme n'importe quel site, mais demande une identification. Historiquement réservé au réseau interne, il est aujourd'hui souvent accessible à distance, de façon sécurisée.

Que trouve-t-on dans un intranet ?

• Les actualités internes : arrivées, changements d'organisation, informations pratiques.
• L'annuaire : qui fait quoi, comment joindre chacun.
• Les documents de référence : procédures, modèles, chartes, dans leur version à jour.
• Les démarches : demande de congés, de matériel, d'accès, note de frais, avec un circuit de validation.
• L'accueil des nouveaux arrivants : un parcours qui rassemble ce qu'il faut savoir les premiers jours.
• Des outils métier : planning, suivi d'activité, tableau de bord d'indicateurs.

Intranet, extranet, outils collaboratifs : quelles différences ?

Ces outils se complètent. Un intranet peut afficher des liens vers les outils collaboratifs et partager la même connexion. L'extranet, lui, obéit à des règles d'accès différentes puisqu'il s'ouvre à l'extérieur.

À partir de quand un intranet devient-il utile ?

Quelques signaux :

• Les mêmes questions internes reviennent chaque semaine.
• Personne ne sait où se trouve la version à jour d'une procédure.
• Les demandes internes passent par des courriels sans suivi.
• L'arrivée d'un collaborateur mobilise plusieurs personnes pour lui transmettre l'essentiel.
• Les équipes travaillent sur plusieurs sites ou à distance.

Qu'est-ce qui fait qu'un intranet est vraiment utilisé ?

Beaucoup d'intranets sont abandonnés quelques mois après leur lancement. Les causes sont presque toujours les mêmes, et les remèdes aussi.

1. Une recherche efficace : si l'on ne trouve pas un document en quelques secondes, on repart demander à un collègue.
2. Une connexion simple : l'authentification unique (SSO) permet d'utiliser le même compte que pour la messagerie, sans nouveau mot de passe.
3. Des contenus qui ont un responsable : chaque rubrique a une personne chargée de la tenir à jour.
4. Des services, pas seulement des pages : une démarche utile attire plus qu'une page d'actualités.
5. Un affichage sur téléphone pour les équipes qui ne travaillent pas devant un poste.

Comment sécuriser un intranet ?

• Réserver l'accès aux comptes actifs et désactiver immédiatement ceux des personnes qui partent.
• Définir des droits par service ou par rôle pour les documents sensibles.
• Chiffrer les échanges en HTTPS et activer la double authentification pour les accès à distance.
• Sauvegarder les contenus et tester la restauration.

Intranet sur mesure ou solution du marché ?

Des solutions d'intranet prêtes à l'emploi existent. Elles conviennent quand le besoin se limite aux actualités, à l'annuaire et aux documents. Le sur-mesure prend l'avantage lorsque l'intranet doit intégrer des démarches propres à votre organisation, dialoguer avec vos logiciels internes ou être hébergé dans un environnement que vous choisissez. Dans les deux cas, posez les mêmes questions : qui administre les contenus, comment les comptes sont créés et supprimés, et comment récupérer les données si vous changez d'outil.

Par où commencer ?

Recensez les questions internes les plus fréquentes et les démarches qui passent aujourd'hui par courriel. Ce sont les premières rubriques à construire. Ouvrez ensuite une première version à un service volontaire, recueillez ses remarques, puis élargissez à toute l'organisation. NexSecure conçoit des intranets sur mesure, hébergés en France et maintenus.