Listes de diffusion : comment envoyer en nombre ?

Envoyer le même message à plusieurs centaines de destinataires ne s'improvise pas. Fait depuis une boîte ordinaire, l'envoi est bloqué, ou pire, il abîme durablement la réputation du domaine dont dépend votre courrier quotidien. Voici comment procéder.

Pourquoi ne pas envoyer depuis sa boîte habituelle ?

• Les quotas : toute messagerie limite le nombre de destinataires par heure et par jour. Au delà, l'envoi est suspendu, parfois le compte aussi.
• La réputation partagée : les signalements en indésirable pèsent sur le domaine entier. Vos devis et vos factures en subissent les conséquences.
• L'absence de désinscription : un envoi manuel n'offre aucun moyen simple de se retirer, ce qui multiplie les signalements.
• L'absence de mesure : vous ne savez pas ce qui est arrivé, ni ce qui a rebondi.
• La confidentialité : mettre des centaines d'adresses en copie expose les coordonnées de chacun à tous les autres.

Comment organiser les envois ?

La première décision consiste à séparer les flux. Les messages de service, comme une confirmation de commande, ne doivent pas suivre le même chemin que les envois promotionnels : leur réception est critique, et ils ne doivent jamais souffrir de la réputation des seconds.

Le sous domaine dédié protège le domaine principal : une campagne mal reçue n'entraîne pas avec elle la réputation de vos échanges courants. Chaque flux doit être déclaré dans les enregistrements décrits dans SPF, DKIM et DMARC.

Quelles règles respecter sur le consentement ?

La prospection par voie électronique suppose en principe un accord préalable, libre et spécifique de la personne. Quelques points structurent la pratique.

1. Recueillir le consentement de façon vérifiable : case non cochée d'avance, finalité annoncée, date et source conservées.
2. Séparer les finalités : s'inscrire à une lettre d'information n'autorise pas à transmettre l'adresse à un tiers.
3. Prévoir une désinscription immédiate, présente dans chaque message et traitée sans délai.
4. Informer sur l'identité du responsable et les droits des personnes, conformément au RGPD.
5. Fixer une durée de conservation des adresses et l'appliquer, comme le rappelle la durée de conservation des données.

Des règles particulières existent selon que le destinataire est un particulier ou un professionnel, et selon la nature du message. En cas de doute sur votre situation, appuyez vous sur les recommandations publiées par l'autorité de protection des données.

Comment entretenir une liste ?

Une liste se dégrade naturellement : les gens changent d'emploi, les adresses disparaissent. Une liste non entretenue produit des rejets en série, signal négatif pour votre réputation.

• Supprimez les adresses qui rejettent définitivement, dès le premier retour.
• Retirez les adresses inactives depuis longtemps, ou tentez une relance de confirmation.
• N'achetez jamais de liste : les adresses n'ont pas consenti, et beaucoup sont des pièges destinés à repérer les expéditeurs abusifs.
• Ne réimportez pas les personnes désinscrites lors d'un changement d'outil.
• Vérifiez la saisie à l'inscription, une faute de frappe crée une adresse morte.

Que regarder après un envoi ?

Trois indicateurs suffisent pour piloter : la part des messages effectivement remis, la part des rejets, et le nombre de signalements en indésirable. Un taux de remise qui baisse d'une campagne à l'autre annonce un problème de réputation avant que les messages ne cessent d'arriver. Traitez le à ce moment, pas quand la situation est bloquée.

En résumé

• Séparez correspondance, messages de service et campagnes.
• Utilisez un sous domaine dédié pour les envois en nombre.
• Conservez la preuve du consentement et traitez les désinscriptions sans délai.
• Nettoyez la liste après chaque envoi et suivez le taux de remise.

NexSecure met en place les flux d'envoi et leur authentification pour les messageries qu'elle héberge en France : voir la messagerie professionnelle.