Comment équiper un nouveau collaborateur ?

Une arrivée mal préparée fait perdre une semaine à la nouvelle personne et agace son équipe. La bonne nouvelle : cette préparation est toujours la même. Elle peut donc être écrite une fois, puis répétée à chaque embauche. Voici ce qu'il faut prévoir, dans l'ordre.

Que faut-il préparer avant le premier jour ?

Le déclencheur est la signature du contrat, pas la veille de l'arrivée. Le matériel se commande, se livre et se prépare, ce qui demande du temps.

1. Le matériel : ordinateur, écran, clavier, souris, casque, et le téléphone si le poste en réclame un.
2. Le compte utilisateur : le compte nominatif qui permet d'ouvrir une session sur l'ordinateur et sur les outils de l'entreprise.
3. L'adresse e-mail professionnelle, construite selon la même règle que celles des collègues.
4. Les logiciels du poste : bureautique, outil de discussion interne, applications propres au service.
5. Les accès aux dossiers partagés dont le poste a réellement besoin.
6. Les éléments physiques : badge d'entrée, clé, emplacement de rangement.

Comment savoir quels accès donner ?

La réponse dépend du poste, pas de la personne. Établissez, pour chaque fonction, une liste type : un commercial, un comptable et un technicien n'utilisent ni les mêmes outils ni les mêmes dossiers. Cette liste sert de base à chaque arrivée, et le responsable du service ajoute les exceptions par écrit.

Deux principes évitent la plupart des dérives. D'abord, n'accordez que les accès nécessaires au travail du jour : il est plus simple d'en ajouter que d'en retirer. Ensuite, ne recopiez pas le compte d'un collègue. Cette pratique, tentante car rapide, transmet aussi des accès obtenus au fil des années pour d'autres raisons.

Comment préparer l'ordinateur ?

Préparez la machine la veille au plus tard, puis allumez-la et vérifiez qu'elle fonctionne vraiment.

• Installez les mises à jour du système avant la remise, sinon elles occuperont la première matinée.
• Vérifiez que la protection contre les virus est active.
• Activez le chiffrement du disque, une protection qui rend les données illisibles si l'ordinateur est volé.
• Configurez la messagerie, puis testez l'envoi et la réception d'un message.
• Vérifiez l'impression, la connexion au réseau et l'accès aux dossiers partagés.
• Notez le numéro de série de la machine dans votre inventaire du parc informatique, avec le nom de la personne à qui elle est confiée.

Que faire le jour de l'arrivée ?

Prévoyez une prise en main d'une trentaine de minutes. Elle évite des dizaines de questions les semaines suivantes.

1. Remettez l'ordinateur et faites changer le mot de passe provisoire.
2. Activez ensemble la double authentification sur la messagerie et sur les outils qui la proposent.
3. Montrez où sont rangés les documents de travail, et où ils ne doivent pas l'être.
4. Expliquez comment signaler une panne, et à qui.
5. Indiquez les règles internes : usage personnel du matériel, connexion depuis l'extérieur, transfert de fichiers.
6. Faites signer une remise de matériel qui liste ce qui a été confié.

Quelles erreurs reviennent le plus souvent ?

Pourquoi écrire cette procédure ?

Une arrivée mobilise plusieurs personnes : le responsable du service, celle qui gère les contrats, celle qui prépare le matériel. Une liste écrite, même d'une page, évite qu'un élément soit oublié parce que chacun pensait qu'un autre s'en chargeait. Elle sert aussi de base au moment du départ, où les mêmes accès devront être fermés. Sur ce point, voyez quels accès fermer au départ d'un collaborateur.

NexSecure prépare et suit les postes de vos équipes dans le cadre de la gestion de parc informatique.