Comment suivre ses licences logicielles ?
En bref
Suivre ses licences logicielles consiste à tenir un registre de chaque logiciel utilisé : éditeur, type de licence, nombre de droits, utilisateurs ou appareils affectés, date de renouvellement et preuve d'achat. Ce registre se compare régulièrement à l'inventaire des postes et des comptes. Il évite de payer des abonnements inutilisés, de manquer une échéance ou d'utiliser un logiciel au-delà des droits acquis.
Une licence n'est pas un logiciel : c'est le contrat par lequel un éditeur vous accorde le droit d'utiliser son logiciel, dans des conditions précises de durée, de nombre d'utilisateurs ou d'appareils. Au fil des recrutements, des départs et des abonnements souscrits en ligne, ces droits se dispersent. Résultat : des comptes payés pour des personnes parties, des échéances oubliées, parfois des installations sans droit. Voici comment reprendre la main.
Quels types de licences existe-t-il ?
| Type | Principe | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Perpétuelle | Droit d'usage sans limite de durée pour une version donnée | Mises à jour et assistance souvent facturées à part |
| Abonnement | Droit d'usage tant que l'abonnement est payé | L'arrêt du paiement coupe l'accès, parfois aux données |
| Par utilisateur nominatif | Rattachée à une personne | À réaffecter ou résilier au départ |
| Par appareil | Rattachée à un poste | À transférer lors du renouvellement du matériel |
| Par serveur ou par processeur | Calculée selon le matériel | Un changement de serveur peut modifier le calcul |
| Libre | Usage, modification et diffusion selon les termes de la licence | Certaines licences imposent des obligations en cas de redistribution |
| Gratuite pour usage personnel | Gratuite pour les particuliers | L'usage professionnel peut être exclu |
Que noter dans le registre des licences ?
- Le logiciel, l'éditeur et l'offre souscrite.
- Le type de licence et le nombre de droits acquis.
- Les utilisateurs ou appareils affectés, et le nombre de droits réellement utilisés.
- Les dates de début, de renouvellement et le préavis de résiliation.
- Le coût et le moyen de paiement utilisé.
- Le revendeur ou le contact chez l'éditeur.
- L'emplacement de la preuve : facture, contrat, clé de licence.
- Le compte administrateur de l'abonnement, qui doit appartenir à l'entreprise et non à un salarié.
Comment mettre en place le suivi ?
- Recenser les logiciels installés à partir de l'inventaire des postes. Voir comment faire l'inventaire de son parc informatique.
- Recenser les abonnements en ligne à partir des factures et des relevés de cartes de paiement, y compris les services souscrits directement par des collaborateurs.
- Rassembler les preuves d'achat dans un espace unique et sauvegardé.
- Comparer droits et usages : comptes inactifs, licences en trop, installations sans droit.
- Ajuster : résilier ce qui ne sert plus, réaffecter les droits libres, régulariser ce qui manque.
- Programmer des alertes avant chaque échéance, en tenant compte du préavis de résiliation.
- Revoir le registre à intervalles réguliers.
Pourquoi les arrivées et les départs sont-ils décisifs ?
Un collaborateur qui part laisse souvent derrière lui un abonnement qui continue d'être facturé, et un compte qui donne encore accès à des données. À l'inverse, un nouvel arrivant se voit parfois acheter une licence alors qu'un droit est disponible. Intégrez les licences à vos procédures d'arrivée et de départ. Pour la liste des accès à fermer, lisez préparer le départ d'un collaborateur.
Quels risques en cas de licences mal suivies ?
- Des coûts inutiles : comptes inactifs, doublons, offres surdimensionnées.
- Des interruptions : abonnement suspendu à cause d'une carte expirée ou d'une échéance oubliée.
- Des régularisations : de nombreux contrats de licence prévoient que l'éditeur peut vérifier le respect des droits accordés.
- Un risque juridique : utiliser un logiciel au-delà des droits acquis peut constituer une contrefaçon au sens du code de la propriété intellectuelle.
- Un risque de sécurité : les copies piratées contiennent souvent des logiciels malveillants.
Quels outils utiliser ?
Un tableur bien tenu suffit pour commencer, à condition d'avoir un responsable identifié. Un outil de gestion de parc détecte ensuite automatiquement les logiciels installés sur chaque poste, et les consoles d'administration des abonnements indiquent les comptes actifs. L'essentiel reste la mise à jour régulière : un registre obsolète donne une fausse assurance.
Pour tenir à jour l'inventaire des postes, des logiciels et des licences, voyez la gestion de parc informatique NexSecure.
Questions fréquentes
Un logiciel gratuit peut-il être utilisé en entreprise ?
Pas toujours. Certains logiciels sont gratuits uniquement pour un usage personnel. Lisez les conditions de la licence avant de l'installer sur un poste professionnel.
Faut-il conserver les factures de licences ?
Oui. La facture ou le contrat constitue la preuve des droits acquis, utile en cas de vérification par l'éditeur ou de réinstallation.
Qui doit tenir le registre des licences ?
Une personne clairement désignée, en interne ou chez le prestataire informatique, en lien avec la personne qui gère les achats et les arrivées ou départs.
Que faire d'une licence d'un collaborateur parti ?
La réaffecter à un nouvel utilisateur si le contrat le permet, ou la résilier. Récupérez d'abord les données associées au compte.
Sources
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Rédigé par l'équipe NexSecure. Responsable de la publication : Yohann Toumine. Dernière mise à jour le 11 septembre 2026.
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