Comment prioriser les fonctions d'un outil interne ?

Un projet d'outil interne meurt rarement faute d'idées. Il s'enlise parce que tout paraît prioritaire. Prioriser consiste à décider quoi faire d'abord, et surtout à accepter que le reste attende. Voici une méthode tenable, sans jargon.

Établir la liste avant de classer

Rassemblez toutes les demandes en une seule liste, quelle que soit leur origine : entretiens, réunions, courriels. Chaque ligne décrit une fonction du point de vue de l'utilisateur, formulée avec un verbe : « déposer une pièce justificative », « valider une commande », « exporter les heures du mois ».

Découpez les demandes trop grosses. « Gérer les clients » n'est pas une fonction, c'est un chapitre. Une fonction se réalise et se vérifie séparément.

Classer sur deux axes : valeur et effort

Pour chaque ligne, posez deux questions simples.

• La valeur : combien de personnes en profitent, à quelle fréquence, et que se passe-t-il si la fonction n'existe pas ? Un contournement manuel acceptable abaisse la valeur ; un blocage complet l'augmente.
• L'effort : le prestataire ou l'équipe technique donne un ordre de grandeur, souvent en trois niveaux : faible, moyen, élevé. Une estimation grossière suffit pour comparer.

Distinguer l'indispensable du souhaitable

Un second classement, plus tranchant, sert à décider ce que contiendra la première mise en service :

1. Indispensable : sans cette fonction, l'outil ne peut pas être utilisé pour le travail réel.
2. Attendu : son absence sera ressentie, mais un contournement existe pendant quelques semaines.
3. Confort : appréciable, sans effet sur le travail quotidien.

Une règle utile : si tout le monde classe tout en indispensable, c'est que le périmètre n'a pas été discuté. Demandez alors à chacun de désigner les trois fonctions qu'il garderait si l'outil ne pouvait en contenir que trois. La démarche rejoint celle d'une première version minimale.

Tenir compte des contraintes qui ne se négocient pas

Certaines fonctions échappent au classement par valeur :

• les obligations légales, notamment la protection des données personnelles prévue par le RGPD ;
• la sécurité : authentification, droits d'accès, journalisation des actions sensibles ;
• les dépendances techniques : une fonction qui en conditionne plusieurs autres se traite tôt, même si elle est peu visible ;
• la reprise des données, sans laquelle l'outil démarre vide.

Décider et assumer

Une priorisation n'est pas un calcul, c'est une décision. Quelques principes évitent l'enlisement :

• Une personne tranche lorsque les avis divergent, et sa décision est écrite avec sa raison.
• Rien ne disparaît : ce qui est reporté reste dans la liste, visible de tous.
• La liste est classée, pas seulement étiquetée. Deux fonctions ne peuvent pas être premières.
• La révision est régulière : à chaque livraison, la liste est réexaminée avec les utilisateurs.

Cette façon de travailler par petites livraisons successives est décrite dans l'article sur la méthode agile appliquée à un projet web.

Les pièges courants

• Prioriser par service, chacun obtenant sa part, au lieu de prioriser par valeur d'usage.
• Confondre urgence exprimée et importance réelle.
• Repousser systématiquement les fonctions invisibles, comme la reprise de données, qui bloquent ensuite tout le reste.
• Accepter une fonction parce qu'elle est facile, sans qu'elle serve à quelqu'un.

NexSecure aide à arbitrer le périmètre des outils internes qu'elle développe, dans le cadre de son offre de développement web sur mesure.