Changer d'adresse e-mail sans perdre son historique

Changer d'adresse e-mail professionnelle arrive plus souvent qu'on ne le croit : passage à un nom de domaine propre, changement de raison sociale, harmonisation des adresses, départ d'un service gratuit. L'opération est simple à condition de ne pas couper l'ancienne adresse trop vite.

Ce qui est réellement en jeu

Une adresse professionnelle n'est pas seulement un moyen de correspondre. Elle est aussi :

• l'identifiant de connexion de nombreux services en ligne ;
• le canal de récupération en cas de mot de passe oublié ;
• le destinataire des factures, des relances et des notifications techniques ;
• la référence dans les échanges passés, chez vos correspondants comme chez vous.

Supprimer la boîte sans traiter ces quatre points revient à se fermer des portes. C'est la source d'incidents les plus fréquents lors d'un changement d'adresse.

Quelle méthode suivre ?

1. Créer la nouvelle adresse et la tester en envoi et en réception avant toute autre opération.
2. Copier l'historique de l'ancienne boîte vers la nouvelle, dossiers et contacts compris, sans supprimer l'original.
3. Transformer l'ancienne adresse en alias de la nouvelle, ou mettre en place une redirection, afin que rien ne se perde.
4. Envoyer depuis la nouvelle adresse dès le premier jour, pour que vos correspondants l'enregistrent naturellement.
5. Recenser les comptes en ligne rattachés à l'ancienne adresse et les mettre à jour un par un.
6. Mettre à jour les supports : signature, site, documents commerciaux, fiches d'établissement, factures.
7. Observer le trafic résiduel sur l'ancienne adresse pendant plusieurs mois avant d'envisager sa fermeture.

Alias ou redirection : que choisir ?

Quand le domaine change, une réponse automatique temporaire complète utilement le dispositif : elle informe l'expéditeur de la nouvelle adresse au lieu de le laisser deviner.

Comment retrouver les comptes rattachés à l'ancienne adresse ?

Aucune liste n'existe toute faite. Trois méthodes la reconstituent efficacement.

• Rechercher dans l'ancienne boîte les messages contenant des termes comme confirmation d'inscription, facture ou réinitialisation.
• Consulter le gestionnaire de mots de passe, qui recense les sites où un compte existe.
• Passer en revue les relevés bancaires, qui révèlent les abonnements en cours.

Traitez en priorité les comptes sensibles : banque, administration, nom de domaine, hébergement, messagerie elle-même. Un domaine dont l'adresse de contact n'est plus relevée peut expirer sans que personne ne soit alerté.

Quand fermer l'ancienne adresse ?

Pas avant plusieurs mois, et jamais sans surveillance préalable. Certains messages n'arrivent qu'une fois par an : renouvellement d'assurance, échéance fiscale, avis d'expiration. Un an de recouvrement constitue une durée prudente quand l'adresse était utilisée depuis longtemps.

Avant fermeture définitive, exportez l'intégralité de la boîte dans un format lisible et conservez cette archive avec vos sauvegardes. Vérifiez aussi que l'adresse ne sert plus d'expéditeur à des envois automatiques émis par votre site.

En résumé

• Créez et testez la nouvelle adresse avant de toucher à l'ancienne.
• Copiez l'historique, puis gardez l'ancienne adresse en réception.
• Mettez à jour les comptes en ligne, en commençant par les plus sensibles.
• Attendez plusieurs mois, exportez la boîte, puis seulement fermez.

NexSecure met en place des adresses au nom de domaine et accompagne la transition : voir la messagerie professionnelle.