Relier un formulaire interne à un tableau de bord

Beaucoup d'informations utiles au pilotage existent déjà dans l'organisation : un relevé quotidien, un comptage, une fiche de contrôle, un retour de visite. Elles sont notées sur un carnet ou dans un fichier, puis recopiées une fois par mois pour construire un récapitulatif. Relier directement la saisie aux indicateurs supprime cette étape, et surtout le délai qui va avec.

De quoi parle-t-on exactement ?

La chaîne comporte trois maillons, et un seul est visible pour celui qui saisit.

1. Le formulaire : quelques champs, remplis sur un téléphone ou un poste, au moment où l'information existe.
2. La base de données : chaque saisie devient une ligne structurée, avec sa date, son auteur et son contexte.
3. Les indicateurs : ils se calculent à partir de ces lignes et s'affichent sans intervention.

Cette chaîne se distingue d'un formulaire de démarche destiné à des personnes extérieures, décrit dans l'article sur la façon de dématérialiser ses formulaires et démarches. Ici, la saisie est interne, brève, et répétée souvent.

Concevoir le formulaire pour que les données soient exploitables

Tout se joue à cette étape. Un champ mal conçu produit des données inutilisables, et aucun traitement ultérieur ne le rattrapera.

• Des listes de choix plutôt que du texte libre : « motif de l'arrêt » choisi dans une liste se compte ; écrit à la main, il ne se compte pas.
• Une seule information par champ : ni deux valeurs séparées par une barre oblique, ni commentaire glissé dans un champ numérique.
• Des unités imposées et affichées, pour éviter les mélanges.
• La date et l'auteur enregistrés automatiquement, jamais saisis.
• Le contexte rattaché : le site, l'équipement ou le client concerné, sélectionné dans une liste existante et non retapé.
• Peu de champs : chacun doit correspondre à un indicateur ou à un besoin identifié. Les autres alourdissent la saisie sans servir.

Un champ de commentaire libre reste utile, à condition d'assumer qu'il sera lu par une personne, pas compté.

Du formulaire à l'indicateur

Une fois les données structurées, le calcul est la partie la plus simple. Deux points méritent d'être tranchés dès le départ.

D'abord, la correction : une saisie erronée doit pouvoir être modifiée, et cette modification doit laisser une trace. Écraser silencieusement une valeur rend les écarts incompréhensibles. Ensuite, les saisies manquantes : un indicateur calculé sur des relevés incomplets donne une fausse impression de précision. Affichez donc le taux de complétude à côté du chiffre, ou signalez les relevés attendus et non reçus.

Le choix des indicateurs eux-mêmes suit les principes de l'article sur le tableau de bord d'indicateurs : partir de la décision à prendre, pas des données disponibles.

Qui saisit, qui consulte

Les personnes qui saisissent doivent voir quelque chose en retour. C'est la condition pour que la saisie dure au-delà des premières semaines. Donnez-leur accès à leurs propres relevés et à la vue qui les concerne, même simplifiée. Une saisie qui disparaît dans un rapport réservé à la direction est vite bâclée.

À l'inverse, tous les indicateurs n'ont pas à être visibles de tous, en particulier lorsqu'ils se rapportent à des personnes identifiables. Définissez les accès par rôle dès la conception.

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