Un portail de dépôt de pièces : à quoi ça sert ?

Recevoir des documents par courriel pose trois problèmes : les pièces jointes volumineuses passent mal, les fichiers finissent dispersés dans des boîtes de réception, et personne ne sait avec certitude ce qui a été reçu. Un portail de dépôt règle ces trois points en donnant un endroit unique où déposer, et une trace de ce qui est arrivé.

Dans quels cas un portail de dépôt est-il utile ?

• Constituer un dossier qui exige plusieurs justificatifs.
• Recevoir des documents d'un candidat, d'un fournisseur ou d'un sous-traitant.
• Collecter chaque année des attestations à renouveler.
• Recevoir des fichiers volumineux : plans, photos, vidéos, enregistrements.
• Faire déposer des pièces par une personne qui n'a pas de compte chez vous et n'en aura qu'une fois.

Ce dernier cas explique une grande part de l'intérêt du portail : l'accès peut se faire par un lien d'invitation à durée limitée, sans créer de compte ni mot de passe.

Ce qui se passe au moment du dépôt

Un bon portail ne se contente pas de recevoir un fichier. Il vérifie et il guide.

1. La liste des pièces attendues s'affiche, avec ce qui a déjà été reçu et ce qui manque.
2. Le format et la taille sont contrôlés avant l'envoi, avec un message qui dit quoi corriger.
3. Un aperçu permet au déposant de vérifier que son document est lisible, ce qui évite la plupart des allers-retours.
4. Un accusé de réception est envoyé, avec la liste de ce qui a été reçu et la date.
5. Le classement se fait automatiquement : chaque fichier rejoint le dossier auquel il se rattache, sans manipulation.

Le dépôt peut ensuite déclencher la suite du traitement, comme l'explique l'article sur la façon de dématérialiser ses formulaires et démarches.

Sécuriser les fichiers reçus

Accepter des fichiers venus de l'extérieur ouvre une porte. Quelques précautions sont indispensables :

• Restreindre les types de fichiers acceptés à ce dont vous avez réellement besoin.
• Fixer une taille maximale et un nombre maximal de dépôts.
• Analyser les fichiers reçus avant qu'ils ne soient ouverts par quiconque.
• Stocker les fichiers en dehors de l'espace public du site, de sorte qu'aucune adresse devinée ne permette d'y accéder.
• Ne jamais réutiliser le nom de fichier fourni par le déposant pour construire un chemin d'accès.
• Chiffrer la connexion et limiter la durée de validité des liens de dépôt.

Ces points rejoignent les précautions générales décrites dans l'article comment sécuriser les formulaires de son site.

Ce qu'il faut dire au déposant

Une page de dépôt claire réduit le nombre de dossiers incomplets. Indiquez : la liste exacte des pièces, les formats acceptés, ce qu'il faut faire si un document n'existe pas, la durée pendant laquelle le lien reste valide, qui contacter en cas de difficulté, et ce que deviennent les documents transmis. Ce dernier point relève de l'information obligatoire dès lors que les pièces contiennent des données personnelles.

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