Comment sécuriser l'impression au bureau ?
En bref
Sécuriser l'impression consiste à éviter que des documents confidentiels restent sans surveillance sur le bac de sortie, à protéger l'accès de l'imprimante sur le réseau et à traiter les données stockées dans la machine. Les mesures principales sont l'impression avec libération par badge ou code, le changement du mot de passe d'administration et l'effacement du disque avant toute restitution.
L'imprimante partagée est un équipement informatique à part entière : elle est connectée au réseau, dispose souvent d'un disque interne et conserve la trace des documents traités. Elle est pourtant rarement incluse dans les réflexions de sécurité. Voici les points qui méritent attention, du plus simple au plus technique.
Pourquoi les documents oubliés sont-ils le premier risque ?
Le scénario le plus courant n'a rien de sophistiqué. Une personne lance une impression, est retenue en chemin, et le document reste dans le bac. N'importe qui peut le lire, le prendre ou le jeter. S'il s'agit d'un bulletin de paie, d'un contrat ou d'une liste de clients, la confidentialité est perdue sans la moindre intrusion informatique.
La parade s'appelle l'impression avec libération, parfois nommée impression sécurisée. Le principe : le document reste en attente, et il ne s'imprime qu'au moment où son auteur s'identifie sur la machine, par badge ou par code. S'il ne vient pas, le travail s'efface automatiquement au bout d'un certain temps.
Cette fonction existe sur la plupart des imprimantes professionnelles actuelles. Elle demande une configuration, pas nécessairement un nouvel équipement.
Que contient une imprimante ?
Une imprimante professionnelle est un petit ordinateur. Selon les modèles, elle conserve :
- les documents en attente d'impression ;
- une copie des fichiers numérisés récemment ;
- un carnet d'adresses e-mail utilisé pour l'envoi des numérisations ;
- un journal des travaux avec les noms des documents et des utilisateurs ;
- les identifiants de connexion aux dossiers partagés vers lesquels elle dépose les numérisations.
Ces éléments se trouvent souvent sur un disque interne. C'est pourquoi une machine restituée en fin de location, revendue ou mise au rebut doit faire l'objet d'un effacement, au même titre qu'un ordinateur. Demandez une attestation lorsque l'opération est confiée au prestataire qui reprend le matériel.
Comment protéger l'imprimante sur le réseau ?
- Changez le mot de passe d'administration. Les identifiants d'usine sont publics et identiques pour tous les exemplaires d'un modèle.
- Ne rendez pas l'imprimante accessible depuis Internet. Elle doit rester sur le réseau interne, sans ouverture directe vers l'extérieur.
- Désactivez les fonctions inutilisées : télécopie, impression depuis un support amovible, services d'accès distant.
- Mettez le micrologiciel à jour. C'est le programme interne de la machine, et il reçoit des correctifs de sécurité comme n'importe quel logiciel.
- Isolez les imprimantes des postes de travail sur le réseau lorsque votre équipement le permet.
- Vérifiez l'envoi des numérisations : le compte utilisé pour déposer les fichiers ne doit avoir accès qu'au dossier prévu.
Quelles règles donner aux équipes ?
| Situation | Règle simple |
|---|---|
| Impression d'un document confidentiel | Se déplacer immédiatement, ou utiliser la libération par code |
| Document imprimé par erreur | Le détruire dans un destructeur de documents, pas dans la corbeille |
| Numérisation envoyée par e-mail | Vérifier l'adresse du destinataire avant l'envoi |
| Bac de sortie encombré en fin de journée | Vider et détruire ce qui n'a pas été récupéré |
| Panne ou intervention d'un technicien | Retirer les documents en attente avant son arrivée |
Quel rapport avec la protection des données ?
Un document papier contenant des données personnelles relève des mêmes obligations de sécurité qu'un fichier. Laisser des bulletins de paie accessibles dans un couloir constitue un défaut de protection, et la découverte de tels documents par un tiers peut caractériser une violation de données. Sur la conduite à tenir dans ce cas, voyez que faire en cas de violation de données personnelles. Les principes de sécurité du RGPD ne s'arrêtent pas à l'écran.
Par où commencer ?
Trois actions couvrent l'essentiel du risque sans investissement : changer le mot de passe d'administration de chaque imprimante, activer la libération des impressions par code pour les services qui manipulent des documents sensibles, et placer un destructeur de documents à côté de chaque machine. Le reste se traite au rythme des mises à jour et des renouvellements.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'impression avec libération ?
Le document reste en attente et ne s'imprime qu'une fois son auteur identifié sur la machine, par badge ou par code. Non récupéré, le travail s'efface automatiquement.
Une imprimante conserve-t-elle les documents imprimés ?
Souvent oui, sur un disque interne : travaux en attente, numérisations récentes, journal des tâches. C'est pourquoi il faut effacer la machine avant de s'en séparer.
Faut-il changer le mot de passe d'une imprimante ?
Oui. Les identifiants d'usine sont publiés dans les documentations des fabricants et permettent de modifier la configuration ou de consulter les journaux.
Le papier est-il concerné par le RGPD ?
Oui. Les documents papier contenant des données personnelles doivent être protégés contre l'accès de tiers, ce qui inclut les impressions laissées sans surveillance.
Sources
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Rédigé par l'équipe NexSecure. Responsable de la publication : Yohann Toumine. Dernière mise à jour le 11 septembre 2026.
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