Digitalisation
Définition
La digitalisation consiste à remplacer un processus tenu à la main (papier, tableur, échanges par courriel) par un outil informatique où l'information est saisie une seule fois, puis reprise automatiquement partout où elle sert.
Le mot désigne un changement de méthode, pas l'achat d'un logiciel. Une entreprise digitalise quand elle arrête de recopier : la demande d'un client entre une fois, et elle alimente ensuite le devis, la planification, la facturation et le suivi, sans que personne ne la ressaisisse.
Ce qui se digitalise le plus souvent
- Les tableurs partagés qui servent de base de données, et dont plusieurs versions circulent.
- Les formulaires papier ou PDF qu'il faut ressaisir à l'arrivée.
- Les demandes et les validations qui passent par une chaîne de courriels.
- Les rendez-vous et les plannings tenus à la main.
- Les indicateurs reconstitués chaque mois à partir de plusieurs fichiers.
Digitalisation, numérisation, transformation numérique
Numériser, c'est passer un document du papier à l'écran : un PDF scanné est numérisé, pas digitalisé. Digitaliser, c'est changer le processus lui-même pour qu'il se déroule dans un outil. La transformation numérique désigne l'ensemble de la démarche à l'échelle d'une entreprise, sur plusieurs années.
Par quoi commencer
Par le processus qui coûte le plus de temps et provoque le plus d'erreurs, rarement par le plus visible. Comptez ce qui est ressaisi, où l'information se perd, et qui attend après qui. Un premier périmètre étroit, mis en service et utilisé, vaut mieux qu'un outil complet livré dans un an.
Deux points à vérifier avant de se lancer : l'outil doit pouvoir échanger avec les logiciels déjà en place, par une API, sinon la double saisie revient ailleurs ; et les données doivent rester récupérables, sous un format que vous pouvez exporter.