Construire une grille de comparaison des offres

Choisir sans méthode revient à retenir la proposition la mieux présentée ou la moins chère. Une grille simple permet de décider à plusieurs, de justifier le choix et de s'en resservir plus tard.

Commencer par les critères éliminatoires

Certains points ne se notent pas : ils sont remplis ou l'offre est écartée. Les plus courants :

• le périmètre demandé est couvert, ou les écarts sont explicités ;
• la propriété du résultat et la cession des droits sont prévues ;
• les comptes sont ouverts au nom du client ;
• les conditions de sortie et de restitution figurent dans l'offre ;
• le lieu d'hébergement des données est indiqué ;
• les frais récurrents sont chiffrés.

Une offre qui ne passe pas ce filtre peut être complétée sur demande. Si elle ne l'est pas, l'écarter fait gagner du temps à tout le monde.

Choisir les critères notés

Gardez peu de critères, distincts les uns des autres. Une grille de cinq à sept lignes se remplit ; une grille de vingt lignes ne se remplit jamais deux fois de la même façon.

Le poids se décide avant de lire les offres, jamais après : sinon la grille sert à justifier un choix déjà fait.

Noter sans se laisser guider par le total

• Notez chaque critère indépendamment, sur une échelle courte, par exemple de 1 à 4.
• Écrivez une phrase de justification par note : c'est elle qui sert lors de la discussion.
• Faites noter séparément chaque personne concernée, puis comparez les écarts.
• Examinez les désaccords importants : ils révèlent souvent une information mal comprise.
• Traitez le total comme un indicateur, pas comme une décision automatique.

Le prix se compare en dernier, une fois les périmètres alignés. La façon de reconstituer un coût complet est détaillée dans l'article combien coûte un site vitrine.

Faire intervenir ceux qui utiliseront l'outil

Les personnes qui se serviront du site ou de l'application au quotidien doivent donner leur avis, au moins sur la facilité d'usage annoncée et la formation prévue. Un outil bien conçu mais rejeté par ceux qui l'alimentent finit à l'abandon.

Garder la trace de la décision

Conservez la grille remplie, les commentaires et les échanges qui l'ont complétée. Ce document sert ensuite trois fois :

1. pour expliquer la décision à ceux qui n'ont pas participé ;
2. pour rédiger le contrat, en y reprenant les engagements qui ont emporté le choix ;
3. pour vérifier à la livraison que ce qui était promis a été fait.

Les erreurs qui faussent une grille

• Compter deux fois le même critère sous deux intitulés.
• Donner un poids fort au prix alors que les périmètres diffèrent encore.
• Noter une offre mieux présentée plutôt que mieux-disante.
• Remplir la grille après avoir choisi.
• Oublier les frais récurrents, qui pèsent sur la durée.

NexSecure remet des propositions détaillées poste par poste, pour que chaque offre puisse être comparée ligne à ligne, quel que soit le service concerné.