Comment rédiger une consultation de prestataires ?

Envoyer le même document à plusieurs prestataires change la nature des réponses. Sans base commune, chacun propose ce qu'il sait faire ; avec une consultation, chacun répond à votre besoin. Voici ce qu'elle doit contenir.

1. Le contexte, en quelques lignes

Dites qui vous êtes, ce que vous faites, à qui vous vous adressez, et ce qui existe aujourd'hui : site actuel, outils utilisés, personnes qui s'en occupent. Un candidat qui comprend votre activité pose de meilleures questions et chiffre plus juste.

2. Le besoin et ses limites

Décrivez le résultat attendu, pas la solution technique. Écrivez ce que les visiteurs ou les utilisateurs doivent pouvoir faire, puis délimitez :

• ce qui fait partie de la demande ;
• ce qui en est explicitement exclu ;
• ce qui pourra venir dans un second temps ;
• ce qui existe déjà et doit être repris.

Cette délimitation est ce qui rend les offres comparables. Pour un site, la trame détaillée figure dans l'article comment rédiger le cahier des charges d'un site ; pour un outil interne, dans l'article rédiger le cahier des charges d'une application web.

3. Les contraintes

• Échéance souhaitée et raison de cette échéance.
• Hébergement et lieu de traitement des données.
• Outils existants à conserver ou à relier.
• Charte graphique, logo, contenus disponibles.
• Exigences d'accessibilité ou de conformité.
• Personnes qui devront utiliser l'outil au quotidien.

4. Ce que vous fournissez, ce que vous attendez

Précisez qui rédige les textes, qui fournit les photos, qui intègre les contenus, qui teste. La plupart des écarts de prix entre deux offres viennent de cette répartition mal dite.

5. Le format de réponse attendu

C'est la partie la plus utile, et la plus souvent oubliée. Imposez une trame :

1. un devis détaillé par poste, avec les intitulés que vous avez donnés ;
2. ce qui est inclus et ce qui est exclu, poste par poste ;
3. un planning par étapes, avec ce que vous devez fournir et à quel moment ;
4. les frais récurrents annuels ;
5. les conditions de propriété, d'accès et de sortie ;
6. deux références comparables, avec le rôle tenu ;
7. le nom des personnes qui réaliseront le travail.

Une trame imposée vous fait gagner des heures de lecture et empêche les propositions incomparables.

6. Les critères de choix, annoncés à l'avance

Dites sur quoi vous jugerez : compréhension du besoin, méthode, références, propriété et réversibilité, disponibilité après livraison, prix. Annoncer les critères améliore la qualité des réponses, car chacun sait où mettre son effort.

7. Le calendrier de la consultation

• Date d'envoi et date limite de réponse.
• Période pendant laquelle les questions sont acceptées, et l'adresse à utiliser.
• Engagement de partager à tous les candidats les réponses aux questions posées.
• Date de décision et forme de la réponse faite à chacun.

Partager les questions et leurs réponses avec tous les candidats est une règle simple qui met les offres au même niveau d'information.

Ce qu'il vaut mieux éviter

• Décrire une solution technique au lieu du besoin.
• Demander un chiffrage sans donner de périmètre.
• Consulter plus de candidats que vous ne pouvez en instruire.
• Laisser passer la date de décision sans répondre à ceux qui ont travaillé.

NexSecure répond aux consultations dans la trame demandée, sous 24 h ouvrées pour un premier ordre de prix : voir devis sur mesure.